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婚礼桌数估算及喜帖派送小技巧

 在参加婚礼的时候,不知大家是否遇见过类似爆桌(宾客人数大于预定的桌数)或是空桌率较高的情形?其实,面对这种困窘的场面,只要掌握了技巧,在婚礼前做好准备,是完全可能避免的。 今天,态度君就带大家涨涨知识,了解下在喜帖派送和婚礼桌数准备的环节中,都有哪些小技巧。 之所以把喜帖派送的技巧和桌数统计技巧放在一个知识帖,是因为只有在喜帖派送时做足准备,桌数统计才能更加精确,也能为双方家长做足面子,完成一场宾主尽欢的喜庆宴会。

喜帖寄送时间喜帖通常在婚宴前两周到一个月之间寄送或亲送,所以喜帖印制和喜饼、喜糖的预订便需要再提前一个月进行,如果喜帖选择定制的款式,建议可拉长到两个月的准备时间,这样才较为充裕。
初步邀请名单筛选发送喜帖的第一阶段,可先筛选初步宾客名单,一般邀请宾客的名单包括男女双方的长辈、亲戚、朋友、同学、同事、伙伴、邻居等。因为新人第一时间可能还不确定哪些亲友愿意抽空参加喜宴,建议使用电子喜帖或口头询问的方式,来确认初步邀请名单。
喜帖发送范围发送喜帖的名单不外乎之前曾包过红包的亲友,或主动表示愿意出席的友人,还有目前仍有在联络的同学朋友,如果部份同学以前交情不错但中间失联,建议还是先初步询问再寄送喜帖比较不失礼。 至于公司同事或生意上的伙伴,同部门交情不错的同事可以每人一张帖,其他部门可视公司规模发饼(券)不放帖,请帖只发给主管或公司负责人做为代表,每个公司应该或多或少都有些先例,不妨参考一下。 亲属长辈方面,就交由双方家长去通知派帖即可,也可避免礼数上的不足;初步名单确认后,就可以统计喜帖印制数量并寄出给亲友。

宾客人数及桌次统计表的制作初步宾客名单统计出来之后,接着就可以印制喜帖与订购喜饼、喜糖了。为了方便人数统计及桌数估算,不妨制作桌次人数统计表,先将宾客名单依照桌次分配一一入档,再依序填入关系、出席人数、喜帖数量、电话、地址、喜帖寄送方式等数据。关于统计表大家可以直接下载态度君给大家整理好的模板,根据各自的实际情况填入信息就可以啦。
桌次安排在安排桌次的时候,也可再次依亲疏远近审视宾客名单,将比较熟悉的亲友安排于同桌,最后再依照辈份和亲疏关系去分配距离主桌的座位;至于双方家长负责安排的桌次名单,记得完成后也要先让家长过目,确认桌次席位是否安排得宜;如果某些宾客已经事先领取喜饼或喜糖,记得先记录在统计表中,以免重复发放。 
初步名单确认初步名单除了以电子喜帖作为询问工具,新人也可运用微信、QQ、邮件、婚礼APP等方式发出邀请,若对方回复参加,记得请对方留下联络电话和地址,方便后续联系通知。确认之后,便可寄出或亲送正式喜帖给宾客,如果此时桌次已确认,也可以顺道附上桌次表给宾客,这样一来,桌次席位的安排会更为精确。

宴客桌数推算喜帖寄出以后,将喜帖总张数乘上1.5倍就是大概的宾客人数,一般来说,七张喜帖可凑成一桌,以此类推便可估算出宴客桌数。
宴客日如果是一般的周末,出席可能会达到九成左右,但如果是黄历上的大好日子,出席率就会低一些,因为宾客很有可能手头上会有多于一张的喜帖,此时就会出现二选一的局面,导致出席率不如预期,新人可以依照出席率、基本桌数以及预备桌,去计算出最折衷的宴客桌数。
订桌时注意事项目前新人大多提前半年到一年预定宴客场地,但有些细节在订席时就必须跟订席人员确认,如每桌可容纳人数、每桌可容纳高脚椅数、基本桌数或最低消费、预备桌的桌数、爆桌如何应对、桌数不满可否打包或择日使用等,这些都是事先必须跟宴客场地确认的问题。
招待人员准备工作婚宴当天招待人员最重要的任务,就是避免爆桌还有空位过多的情况发生,桌次席位管控得宜,才能为新人省下不必要的支出,所以桌次人数统计表记得要准备一份给负责招待宾客的人员,另外,最好在门口迎宾处标示清楚的桌次和座位表,这样也可以稍微分担招待人员当天的工作量。
婚宴前最后确认其实,最好的桌数估算方式,还是在婚宴前两天一一打电话向宾客确认人数,顺道提醒宴客地点和时间,相信宾客如果感受到新人来电的诚意,一定会带着最诚挚的祝福前往参加。

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